PROJEKTITYÖSKENTELY

JOHDANTO

 

”Terve järki kelpaa kaikkeen projektitoimintaan, mutta se ei ihan aina riitä.” – Paul Silfverberg

 

Mikä on projekti?

 

Projekti on kehityshanke. Se on ihmisten välistä yhteistyötä, jonka tavoitteena on päästä ennalta määriteltyyn tavoitteeseen. Asetettua tavoitetta kohti pyritään suunnitelmallisella, ohjatulla ja johdetulla työskentelyllä, jota kutsutaan projektityöksi. Projektin toteuttamisesta vastaa joukko ihmisiä, joilla jokaisella on oma vastuualue ja omat tehtävät. Projektin etenemistä ja tuloksellisuutta seurataan. Projekti on aina ainutlaatuinen kokonaisuus. Projektit eroavat toisistaan tavoitteen asetteluissa, laajuudessa, ajallisessa kestossa, taloudellisissa resursseissa ja olosuhteissa. (Kettunen 2009, 15, 17.)

 

Projekteja voidaan luokitella niiden toiminnan luonteen mukaisesti esimerkiksi seuraavasti: tuotekehitysprojekti, tutkimusprojekti, tietojärjestelmäprojekti, toiminnan kehittämisprojekti, toimitusprojekti ja investointiprojekti. Projektimainen työskentelytapa soveltuu erityisesti sellaisiin tilanteisiin ja ympäristöihin, joissa organisaation pitää vastata tiettyyn kehittämishaasteeseen. (Mäntyneva 2016, 9–13.) Projektitoiminnan malli kehitettiin alun perin tehostamaan erilaisten investointien toteuttamista. Projektista on luotava prosessi, joka jatkuu projektivaiheen jälkeen kestävällä pohjalla. (Silfverberg 2007, 21–22.)

 

”Palvelukeskus Tuulihattu kaipaa uutta virtaa. Toiminta on jotenkin urautunut ja virikkeitä asukkaille ei juurikaan ole järjestetty viime aikoina. Ohjaajien palaverissa on otettava esiin asia ja ehdotettava uudistuksia.”

 

Projektityö poikkeaa monesti työntekijöiden normaalista työnkuvasta, tästä saattaa olla seurauksena sekä hyvää että huonoa. Toisaalta se voi antaa uusia näkökulmia työhön ja motivoida, mutta toisaalta projektityöt voidaan kokea myös kuluttavina ja raskaina. Projektien on mahdollista saavuttaa parhaat mahdolliset lopputulokset, jos työhön on saatu mukaan siihen parhaiten sopivat tekijät. Projektin organisaatio voi olla hyvin pienikin, joskus ainoastaan projektipäällikkö. Usein kuitenkin tekijätiimi muodostuu erilaisista asiantuntijoista ja tekijöistä. Kaikkien organisaatioon osallistuvien osaamiset ja taidot ovat tärkeitä ja niiden on oltava projektin tehtävän vaatimalla tasolla. Näin projektilla on mahdollisuus edetä tehokkaasti ja tuottaa haluttu lopputulema. (Yli-Ikkelä 2013, 10-11.)

 

”Tiimipalaverissa sovimme, että palvelukeskus Tuulihattu järjestää kaikille avoimien ovien päivän. Projektiin osallistuu neljä ohjaajaa. Minut valittiin projektipäälliköksi. Seuraavaksi täytyykin sopia suunnittelupalaveri, jossa aikataulutetaan tapahtuma ja sovitaan ohjelmasta.”

 

Yksittäinen projekti voi olla osa suurempaa kokonaisuutta, erityisesti laajoissa hankkeissa. Näin projekti voidaan jakaa useaan osaprojektiin, joilla voi olla eri vastuuhenkilöt. On oltava kuitenkin joku, joka vastaa osaprojektien välisestä yhteistyöstä ja hankkeesta kokonaisuutena. (Kettunen 2009, 45.)

 

”Suunnittelupalaveri meni hyvin. Kaikki ovat innostuneita järjestämään Tuulihattuun avoimien ovien päivän. Vastuualueet jaettiin jokaiselle ja jokainen projektissa mukana oleva ohjaaja vaikuttaa sitoutuneelta asiaan. Avoimien ovien päivälle teemme samalla Tuulihattua tutuksi ja voimme järjestää asukkaille erilaisen päivän ja ohjelmaa.”

 

Projektityöskentelyn ongelmat

 

Projekteihin liittyy usein myös riskejä, jotka on syytä tunnistaa. Hyvä projektisuunnitelma sisältää riskienhallintasuunnitelman. Huolellinen ennakointi vähentää merkittävästi projektin aikana ilmeneviä ongelmia ja haitallisia vaikutuksia. On luonnollista, että projekti ei toteudu niin kuin on suunniteltu vaan kohdalle sattuu kommelluksia ja odottamattomia vastoinkäymisiä. Riskien tunnistaminen ja ennalta suunnitellut varotoimet turvaavat projektin häiriöttömän jatkumisen. (Mäntyneva 2016, 131–132.)

Riskejä arvioidessa voidaan käyttää apuna tarkistusluetteloita, joihin sisällytetään toimenpide-ehdotukset riskien torjumiseksi. Tarkistusluettelo voi koostua esimerkiksi seuraavista aiheista: projektin tavoitteeseen ja rajaukseen liittyvät riskit (laajuuden muutokset, epäselvät rajaukset…), projektiorganisaatioon liittyvät riskit (vastuujaon selkeys, henkilöstön vaihtuvuus ja kuormitus…), aikatauluun liittyvät riskit (työmäärä arviot, ulkoiset osapuolet…), talouteen liittyvät riskit (esim. kustannusten muutokset) sekä ohjaukseen ja kommunikointiin liittyvät riskit (tiedonkulku, valvonta, etäisyydet…). (Pelin 2011, 219−220.)

 

Projektien epäonnistuminen ei yleensä johdu teknisistä syistä, vaan hallinnan ja menetelmien riittämättömyydestä. Vaikeuksien taustalla on monesti huono organisointi ja puutteellinen suunnittelu. Projektin asiantuntijaryhmä ei tällöin toimi kokonaisuutena. Tyypillisimmin vaikeuksia aiheuttavat projektin puutteellinen valmistelu, projektin epäselvä rajaus tai sen muuttuminen, perusorganisaation tuen puuttuminen, yliorganisointi ja osapäiväisyys, linja- ja projektiorganisaation näkemyserot, henkilöristiriidat ja väärät henkilövalinnat, projektin epärealistiset tavoitteet, suunnitteluvirheet (aikataulu, henkilöstön alimitoitus), puutteellinen aikataulutus sekä välitavoitteiden puuttuminen ja projektin epäselvä elinkaari. (Ruuska 2007, 41−50.)

 

Projekteja asetetaan monesti liian heppoisin perustein. Projekti on kuitenkin aina investointi, jonka kustannukset ja hyödyt täytyy selvittää mahdollisimman monesta näkökulmasta. Projektin päälinjat tulee rajata selkeästi projektin alussa. Kannattaa mainita myös ne asiat, jotka eivät projektin piiriin kuulu. Jatkuvat projektiin liittyvät rajausten tarkistukset ja muutostarpeet ovat merkki huonosta suunnittelusta. (Ruuska 2007, 41−43.)

 

”Riitta ehdotti, että järjestäisimmekin avoimet ovet viereisen hoivakoti Pääskysen kanssa. Voisimme ottaa heidät mukaan suunnitteluun ja jakaa erilaista toimintaa pisteillemme. Projektipäällikkönä ehdotin alkuperäisessä suunnitelmassamme pysymistä, ettei meidän tarvitsisi suunnitella, aikatauluttaa, budjetoida sekä organisoida projektiamme uudelleen! Sovimme, että tarkastelemme ideaa ensi vuotta suunnitellessa.”

 

Riittävän pieni ja selkeän yksinkertaisesti organisoitu, yhteiseen tavoitteeseen sitoutunut projektiryhmä on usein parempi kuin suuri organisaatio, jossa jäsenet työstävät projektin tehtäviä muiden töidensä ohella. Henkilöristiriitoja välttääkseen projekteissa työskenteleviltä vaaditaan ryhmätyöskentelytaitoja, motivaatiota sekä riittävää kyvykkyyttä tehtävään. Projektipäällikön tulee tietää ihmisten johtamiseen ja ihmissuhteisiin liittyvistä kysymyksistä. (Ruuska 2007, 46−47.)

 

Projektin tavoitteiden ollessa epärealistiset lopputulokselle asetetut vaatimukset ja aikataulutavoitteet eivät ole sopusoinnussa suhteessa käytettävissä oleviin voimavaroihin. Projektin onnistumisen edellytykset saavatkin perustansa jo suunnitteluvaiheessa. Yleisiä suunnitteluvirheitä ovat työn määrän arviointi ja liian optimaalinen aikataulutus, henkilöiden käytettävyyden yliarviointi sekä puutteellinen aikataulu. Suunnitelmasta tulee löytyä myös selkeitä virstanpylväitä (milestones) ja välitavoitteita (deadlines). Tavoitteet terävöittävät projektiryhmän toimintaa sekä työmotivaatiota. (Ruuska 2007, 50−52.)

 

Projektin vaiheet

 

Projektin lähtökohtana voi olla käytännössä ilmenevä tarve, nykytilanne, nykyisessä toiminnassa ilmenevät ongelmat, uusien ideoiden tuottaminen tai halu saada aikaan muutoksia. Keskeistä on tavoitteellisuus, suunnitelmallisuus ja vaiheittain eteneminen. Työskentelyn jakaminen osiin eli vaiheisiin auttaa toimimaan systemaattisesti ja ottamaan huomioon kullekin vaiheelle tunnusomaiset piirteet. Samalla on mahdollista jatkuvasti arvioida prosessin eri vaiheita. Huolellinen suunnittelu ja jatkuva arviointi auttavat pysymään aikataulussa. (Ojasalo, Moilanen & Ritalahti 2009, 19–23.)

 

Projektin kulku on jaettavissa toinen toisiaan seuraaviin vaiheisiin, joita ovat tarpeen tunnistaminen eli projektin aloitus, määrittely, suunnittelu, toteutus ja projektin päättäminen. Nämä vaiheet ovat osittain päällekkäisiä ja edellisiin vaiheisiin voidaan palata tarvittaessa. Projektin lähtökohtana on tunnistettava tarve tai idea. Tässä vaiheessa pohditaan, miksi projekti käynnistetään, onko projekti tarpeellinen, mitkä ovat käytettävissä olevat resurssit ja mitä projektilta odotetaan. Jokaisella projektilla on oltava projektiin sitoutunut ohjaava voima eli omistaja tai ohjausryhmä, jolle raportoidaan projektin etenemisestä. (Kettunen 2009, 49–50.)

 

Projektin seuraavassa vaiheessa eli määrittelyvaiheessa raamitetaan projekti, kartoitetaan erilaisia toimintavaihtoehtoja ja tarkennetaan projektin tavoitteita, lopputulosta, aikataulua sekä pohditaan, kuka projektin toteuttaa. Määrittelyvaihe voi olla osa tunnistamis- tai suunnitteluvaihetta. Etenkin jos projektin tavoitetta ei ole vielä asetettu, ennen suunnitteluvaihetta on tarpeellista selventää, mitä projektilla halutaan saada aikaan. Määrittelyvaiheessa on tärkeää pohtia projektin aikataulua, sekä sitä, mitä uutta projekti mahdollisesti tuottaa tai minkä ongelman se mahdollisesti ratkaisee. On tärkeää, että määrittely tapahtuu projektin omistajan tai ohjausryhmän johtamana. Määrittelyvaiheen lopuksi päätetään, eteneekö projekti suunnitteluvaiheeseen vai päätetäänkö se. (emt., 51–53.)

 

”Avointen ovien päiväksi sovittiin joulukuun ensimmäinen lauantai. Tähän mennessä saamme varmasti organisoitua ohjelmaa ja teemaksi valittiin joulun odotus. Budjettiesitys valmistui ja yhteistyökumppaneihin on otettu yhteyttä. On myös otettava huomioon, että joku ohjaajista voi sairastua, eikä pääse paikalle. Sijaisuudet on mietittävä tarkoin, koska avointen ovien päivään kuuluu esittelykierros Tuulihatun tiloissa.”

 

Kettusen (2009, 54–57, 94–95) mukaan projektin onnistumisen kannalta suunnitteluvaihe on yksi prosessin tärkeimmistä vaiheista. Suunnitteluvaiheeseen onkin syytä varata tarpeeksi aikaa, sillä projektin tavoitteita syvennetään ja tarkennetaan ja projektia jäsennetään. Projektisuunnitelman pohjan muodostavat projektin tavoitteet, tekijät, aikataulu, toimintatapa, budjetti, viestintä- ja dokumentointisuunnitelma sekä riskianalyysi. Suunnitteluvaihe käsittää projektikokonaisuuden suunnittelun, mutta projektin toteutusvaiheessa ja koko projektin ajan tehdään vielä tarkennuksia ja päivitetään yksityiskohtia. Hyvä suunnitelma lisää tehokkuutta ja resurssien hyötykäyttöä. Selkeät tavoitteet helpottavat projektiin osallistuvien yhteistyötä ja vahvistavat yhteisymmärrystä projektin kokonaiskuvasta vähentäen samalla epävarmuutta ja riskejä. Suunnitelma on kokonaisvaltainen kuvaus siitä, mitä projektin aikana on tarkoitus tehdä. Vain täsmällisesti laadittava projektisuunnitelma varmistaa, että projektissa voidaan päästä onnistuneeseen lopputulokseen.

 

Projektisuunnitelman valmistuttua siirrytään projektin toteuttamiseen ja edetään suunnitelman mukaan. Käytännössä on kuitenkin syytä varautua siihen, että eteen voi tulla tilanteita, jolloin on tarpeellista muuttaa tai täydentää suunnitelmaa tai miettiä uudestaan toimenpiteitä. Joskus voidaan joutua palaamaan uudestaan suunnitteluvaiheeseen. Toteutusvaiheen tavoitteena on saada aikaan projektisuunnitelman mukainen tuotos. Projektipäällikkö ja ohjausryhmä vastaavat projektin ohjauksesta, mutta tehtävien ja vastuun onnistunut jakaminen edesauttavat projektin läpiviemistä. (Kettunen 2009, 157.)

 

Viimeisenä vaiheena on projektin loppuraportointi, projektiorganisaation purkaminen ja jatkoideointi eli projektin päättäminen. Tällöin julkistetaan tulokset, käydään keskustelua tulosten hyödyntämisestä, luovutetaan tuotos tilaajalle ja arvioidaan projektin onnistumista. Tässä vaiheessa on syytä myös merkitä muistiin mieleen tulevia ideoita, sillä ne voivat toimia uusien projektien pohjana.  Projektin tulokset dokumentoidaan sekä asiakkaalle että projektiryhmälle mahdollista jatkoprojektia varten. Prosessin havainnot ja prosessista saadut kokemukset ovat hyödyksi tulevissa projekteissa. (emt., 44–45, 181–183.)

 

Projektityöskentelyssä osallisuus on merkittävässä roolissa. Osallisuus määritellään aktiiviseksi mukanaoloksi työskentelyprosessissa ja mahdollisuudeksi vaikuttaa. Osallistumisen kautta työntekijöiden sitoutuminen projektiin vahvistuu. Osallisuuden toteutumiseksi tarvitaan sekä kuulumista, osallistumista että tunnetta kuulumisesta. Osallisuus tuo mukanaan myös vastuun. (Nivala & Ryynänen 2013, 27.)

 

”Projektipäällikkönä kirjaan ylös niitä kysymyksiä, ideoita ja ajatuksia, joita herää suunnittelupalaverien välilläkin. Kun avointen ovien päivä on toteutettu, projektiryhmä kutsutaan vielä koolle ja käydään läpi jokaisen osallistujan kokemuksia, kirjataan ylös mikä toimi ja missä olisi parantamisen varaa.”

 

Lähteet:

Kettunen, S. 2009. Onnistu projektissa. 2., uudistettu painos. Juva: WS Bookwell Oy.

Mäntyneva, M. 2016. Hallittu projekti. Jäntevästä suunnittelusta menestykselliseen toteutukseen. Printon, Viro: Helsingin seudun kauppakamari.

Pelin, R. 2011. Projektihallinnan käsikirja. Keuruu: Projektijohtaminen Oy Risto Pelin.

Ruuska, K. 2007. Pidä projekti hallinnassa. Suunnittelu, menetelmät, vuorovaikutus. Helsinki: Gummerus Kirjapaino Oy.

Nivala, E. & Ryynänen, S. 2013. Kohti sosiaalipedagogista osallisuuden ideaalia. Artikkeli. http://www2.uef.fi/documents/1381035/2330652/NivalaRyyn%C3%A4nen2013.pdf. 9.10.2017.

Ojasalo, K., Moilanen, T. & Ritalahti, J. 2009. Kehittämistyön menetelmät – Uudenlaista osaamista liiketoimintaan. Helsinki: WSOYpro Oy.

Silfverberg, P. 2007. Ideasta projektiksi. Projektityön käsikirja. Helsinki: Edita.

Yli-Ikkelä, P. 2013. Projekti ja sen hallinta: case Projektiopas. Projektin hallinnan 10+ askelta. Opinnäytetyö. http://urn.fi/URN:NBN:fi:amk-2013111316937 12.10.2017